La Documentación de Sistema
Es un conjunto de elementos registrados sobre cualquier soporte que permita instruir o informar acerca de algo, en función de las necesidades específicas de aquellos que la utilizan. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos. La del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo. Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos:
Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.
• El diseño del sistema de información administrativo.
• Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.
• Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.
• Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo.
Concepto de Sistema
Un sistema es un conjunto de "elementos" relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa o indirectamente con el problema, y sólo estos, formarán el sistema que vamos a estudiar.
Un sistema puede ser definido como un conjunto de actividades y elementos organizados para alcanzar un fin. Un sistema de información se compone de elementos como hardware, software, personas, procedimientos y datos que interactúan unos con otros para generar la información primordial en el desempeño de la organización.
La información es un recurso valioso que permite a la organización llevar a cabo la prestación de servicios o elaboración de productos. Es común que las organizaciones deban cambiar sus sistemas de información, motivado al crecimiento de la misma, cambio en regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnología, y otros. Es decir, siempre habrán factores que modifiquen el ambiente donde se desempeña la organización y ésta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se verá reflejado en los sistemas que la conforman.
Importancia De La Documentación De Sistemas
La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.
Estandarización
El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarización
• Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.
• Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.
• Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.
• Asegura que el sistema opere correctamente.
• Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
Estándares Básicos De Documentación
• Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
• Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.
Es un conjunto de elementos registrados sobre cualquier soporte que permita instruir o informar acerca de algo, en función de las necesidades específicas de aquellos que la utilizan. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos. La del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo. Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos:
Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.
• El diseño del sistema de información administrativo.
• Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.
• Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.
• Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo.
Concepto de Sistema
Un sistema es un conjunto de "elementos" relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa o indirectamente con el problema, y sólo estos, formarán el sistema que vamos a estudiar.
Un sistema puede ser definido como un conjunto de actividades y elementos organizados para alcanzar un fin. Un sistema de información se compone de elementos como hardware, software, personas, procedimientos y datos que interactúan unos con otros para generar la información primordial en el desempeño de la organización.
La información es un recurso valioso que permite a la organización llevar a cabo la prestación de servicios o elaboración de productos. Es común que las organizaciones deban cambiar sus sistemas de información, motivado al crecimiento de la misma, cambio en regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnología, y otros. Es decir, siempre habrán factores que modifiquen el ambiente donde se desempeña la organización y ésta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se verá reflejado en los sistemas que la conforman.
Importancia De La Documentación De Sistemas
La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.
Estandarización
El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarización
• Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.
• Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.
• Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.
• Asegura que el sistema opere correctamente.
• Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
Estándares Básicos De Documentación
• Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
• Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.
• Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.
• La documentación deberá ser completa.
• Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.
• La documentación siempre se conserva actualizada.
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