UNIDAD II

Objetivos de la Documentación de Sistemas.

• Tener un respaldo formal de la información
• Crear una apreciación unitaria y conjunta del sistema
• Facilitra el conocimiento, interpretación, comprensión y divulgación del sistema
• Ser un elemento imprescindible para el control interno en general y del sistema en particular; proveer los antecedentes que permiten conocer como se ha diseñado el sistema y como debería estar operando, o sea facilita el parámetro de referencia contra el cual se analizará y/o enjuiciará su comportamiento real
• Servir de base para auditar los sistemas de información
• Eliminar los riesgos de dependencia con respecto a determinados individuos que conocen el sistema
• Ser elemento fundamental para la adecuada capacitación de los usuarios del sistema y facilita la comunicación con los mismos
• Proveer antecedentes esenciales, concretos y permanentes para evaluar eventuales modificaciones a sistemas en su funcionamiento y/o para decidir la sustitución de los mismos
• Aumentar la seguridad y eficiencia en el mantenimiento de los sistemas y reduce su costo
• Constituir el único medio idóneo de consulta general para poder tomar conocimiento actualizado de los sistemas en funcionamiento en la organización
• Resultar imprescindible como elemento de juicio para la evaluación de sistemas stándars o programas producto susceptible de ser adquiridos

La documentación básica necesaria de un sistema de información deberá contar con:

Carpeta de papeles de trabajo (análisis):

• Síntesis del documento de generación
• Presupuesto o plan de fijación de tareas
• Documentación del relevamiento detallado
• Formularios o comprobantes analizados
• Papeles de trabajo del análisis
• Estudio de factibilidad y diagnóstico
• Carpeta de sistemas (diseño global):
• Fijación de los objetivos del sistema
• Descripción global del sistema
• Modelo lógico del sistema (DFD, diccionario de datos, especificación de la lógica)
• Diseño de entradas y salidas
• Normas y procedimientos para los usuarios (en operaciones de rutina, de respaldo, de emergencia, de recupero, de uso de back-up)
• Recursos materiales y humanos necesarios
• Estudio técnico-económico acerca de la posibilidad de procesar el sistema mediante el uso de un computador

Carpeta de programas (diseño detallado):

• Descripción detallista del programa
• Diagrama de lógica
• Descripción de entradas
• Descripción de salidas
• Descripción de archivos
• Tablas, cuadros de control de consistencia y parámetros utilizados
• Controles del programa sobre archivos y datos

Carpeta de operaciones:

• Objetivos de la Documentación de Sistemas.
• Tener un respaldo formal de la información
• Crear una apreciación unitaria y conjunta del sistema
• Facilitra el conocimiento, interpretación, comprensión y divulgación del sistema
• Ser un elemento imprescindible para el control interno en general y del sistema en particular; proveer los antecedentes que permiten conocer como se ha diseñado el sistema y como debería estar operando, o sea facilita el parámetro de referencia contra el cual se analizará y/o enjuiciará su comportamiento real
• Servir de base para auditar los sistemas de información
• Eliminar los riesgos de dependencia con respecto a determinados individuos que conocen el sistema
• Ser elemento fundamental para la adecuada capacitación de los usuarios del sistema y facilita la comunicación con los mismos
• Proveer antecedentes esenciales, concretos y permanentes para evaluar eventuales modificaciones a sistemas en su funcionamiento y/o para decidir la sustitución de los mismos
• Aumentar la seguridad y eficiencia en el mantenimiento de los sistemas y reduce su costo
• Constituir el único medio idóneo de consulta general para poder tomar conocimiento actualizado de los sistemas en funcionamiento en la organización
• Resultar imprescindible como elemento de juicio para la evaluación de sistemas stándars o programas producto susceptible de ser adquiridos

La documentación básica necesaria de un sistema de información deberá contar con:

• Carpeta de papeles de trabajo (análisis):
• Síntesis del documento de generación
• Presupuesto o plan de fijación de tareas
• Documentación del relevamiento detallado
• Formularios o comprobantes analizados
• Papeles de trabajo del análisis
• Estudio de factibilidad y diagnósticoCarpeta de sistemas (diseño global):
• Fijación de los objetivos del sistema
• Descripción global del sistema
• Modelo lógico del sistema (DFD, diccionario de datos, especificación de la lógica)
• Diseño de entradas y salidas
• Normas y procedimientos para los usuarios (en operaciones de rutina, de respaldo, de emergencia, de recupero, de uso de back-up)
• Recursos materiales y humanos necesarios
• Estudio técnico-económico acerca de la posibilidad de procesar el sistema mediante el uso de un computador

Carpeta de programas (diseño detallado):

• Descripción detallista del programa
• Diagrama de lógica
• Descripción de entradas
• Descripción de salidas
• Descripción de archivos
• Tablas, cuadros de control de consistencia y parámetros utilizados
• Controles del programa sobre archivos y datos
  

Carpeta de operaciones:

• Normas de control de entradas, salidas y de procesamientos
  
• Normas de operación, de recupero, de back-up, de seguridad de archivos
  
• Cronograma de procesos
  
• Descripción de usuarios

Los elementos que conforman la documentación de los sistemas:

• Normas de control de entradas,
  
• Salidas y de procesamientos.
• Normas de operación.
• Back-up.
• Seguridad de archivos
• Cronograma de procesos
• Descripción de usuarios

Los elementos que conforman la documentación de los sistemas:

Pueden ser categorizados como imprescindibles (aquellos que no pueden ser omitidos) y convencionales (aquellos que enriquecen los antecedentes documentales del sistema, pero su omisión no tendrá consecuencias irremediables).